Tra nuovi lockdown, personale ridotto e ferie, organizzare i turni a Natale può essere un vero incubo. Segui i nostri consigli per facilitarti il lavoro! 

Il periodo natalizio è da sempre un momento di grande concitazione per le aziende di ogni settore, da quelle che operano nel campo della produzione a quelle che offrono servizi, dalle catene di retail alla GDO.
Si tratta infatti del periodo dell’anno in cui la domanda, in tutti questi settori, è molto più elevata rispetto al solito e bisogna reagire tempestivamente per adeguare la produttività aziendale riuscendo a soddisfare le esigenze dei propri clienti in tempi rapidi. 

Esigenze, queste, che purtroppo mal si sposano con le restrizioni di questo periodo, come la necessità di contingentare gli accessi, ridurre il numero di lavoratori presenti contemporaneamente nei locali di lavoro, fare i conti con una possibile, ulteriore carenza di personale dovuta a richieste di ferie oppure a malattia. 

Organizzare turni e ferie durante il Natale non deve però diventare una sfida impossibile: ecco qualche consiglio utile per affrontare la pianificazione delle attività natalizie senza stress e riuscendo a raggiungere tutti gli obiettivi aziendali prefissati. 

Lockdown, turni e ferie a Natale: come organizzarsi

Come dicevamo, organizzare turni e ferie durante il periodo natalizio tenendo anche conto delle esigenze dettate dalle nuove norme anti-contagio non è affatto semplice. I problemi in cui più facilmente si può incorrere sono:

• Rischio di avere dei turni scoperti e carenza di personale
• Dover costringere i lavoratori ad effettuare turni e orari di lavoro straordinari 
• Fallire gli obiettivi di produttività e non riuscire a soddisfare le richieste dei clienti
• Generare una situazione di diffuso malcontento in azienda 

Nessuna azienda, soprattutto in questo momento storico, vorrebbe trovarsi ad affrontare una di queste situazioni, perché tutte condurrebbero inevitabilmente ad una crisi aziendale. 

Come fare dunque a gestire il periodo pre-natalizio in azienda?

Prepararsi per tempo ad affrontare la situazione

Generalmente, in questo momento dell’anno il carico di lavoro aumenta: ecco allora che bisognerà prevedere alcune criticità ed elaborare per tempo dei piani d’azione che consentano di arginarle.

Gli aspetti cruciali da tenere sotto controllo riguardano: 

• L’organizzazione del calendario di lavoro con turni e ferie 
• La comunicazione tra i reparti e l’eventuale necessità di spostare dei dipendenti da un reparto all’altro o da un negozio all’altro 
• Una scrupolosa pianificazione delle attività da svolgere in ogni reparto in base ad una scala di priorità

Insomma, l’importante è prepararsi e preparare i propri dipendenti ad ogni eventualità, valutando anche tutti gli scenari possibili, dal migliore al peggiore. 

Organizzare i turni affidandosi ad un software 

Pensare di poter pianificare i turni senza l’ausilio di un software dedicato, soprattutto per aziende con più di 50 dipendenti, è praticamente impossibile: gli strumenti gratuiti comunemente utilizzati, come i fogli di lavoro Excel, purtroppo presentano una serie di criticità che li rende completamente inadeguati allo scopo.

Alla lunga il risparmio si traduce, al contrario, in un maggior dispendio in termini di risorse sia finanziarie che umane:

• Perché costringe il reparto delle risorse umane o chiunque si occupi di pianificazione dei turni in azienda a dedicare molte preziose ore di lavoro all’incombenza dell’organizzazione dei turni
• Perché lascia completamente alla mercé di imprevisti ed emergenze che spesso si possono risolvere soltanto con un carico di lavoro straordinario che va a gravare sulle casse dell’azienda

Un software invece è programmato per aiutare a gestire il personale e i turni di lavoro a 360 gradi, anche in situazioni emergenziali come quella che stiamo vivendo e in periodi dell’anno di maggior lavoro, come il Natale. 

Perché scegliere un software come StaffRoster

StaffRoster è un software che si occupa della pianificazione dei turni tenendo conto delle esigenze di tutti i reparti e i membri dell’azienda, dalle risorse umane ai singoli dipendenti. 

Il software lavora automaticamente alla creazione di un calendario turni ottimizzato, in base alle caratteristiche, alle competenze e anche alle esigenze personali di ciascun lavoratore. Questo significa:

• Semplificare il lavoro delle risorse umane, soprattutto se lavorano in smart working in questo periodo 
• Ottimizzare tutte le risorse che si hanno a disposizione, anche se in questo periodo si lavora con meno personale, in base alle loro skills e senza dover necessariamente ricorrere a turni straordinari 
• Poter monitorare la situazione in tempo reale e riuscire rapidamente a fronteggiare una eventuale emergenza dovuta a turni rimasti scoperti, per esempio in caso di malattia 

Ma non solo: 

• Grazie all’app MyStaffRoster, il nostro software fluidifica la comunicazione aziendale perché rende il calendario turni sempre disponibile e consultabile in tempo reale, modifiche dell’ultimo minuto incluse da tutti i reparti e da tutti i lavoratori, che possono anche utilizzare l’app per inoltrare una richiesta di ferie o permesso. 
• Con il Modulo Cost Analysis è possibile tenere sotto controllo i costi del lavoro, sia in fase di pianificazione dei turni che in fase di consuntivazione, per sapere sempre quanto costa il lavoro di ciascun reparto e di ciascun dipendente laddove si verificasse la necessità di straordinari
• Infine, con report e statistiche dettagliate, StaffRoster permette di avere un quadro completo della gestione aziendale, per individuare quali sono le aree di maggiore criticità su cui può essere necessario intervenire, per esempio rinforzando il personale

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