La risposta non è scontata: molti ritengono che la gestione dei turni sia una attività semplice da effettuare: basta creare un calendario, assegnare le persone alle diverse fasce orarie e verificare che ogni servizio sia coperto. Ed effettivamente, se tutto va liscio, la gestione della turnazione può essere in taluni casi semplice da farsi come a dirsi.
Quando però aumenta il numero dei dipendenti, le sedi e i reparti, allora creare un calendario ottimizzato dei turni di lavoro può diventare molto più complesso. La difficoltà aumenta esponenzialmente e in maniera direttamente proporzionale al numero di variabili che intervengono nella sua definizione, che non sono tutte prevedibili, come quelle già citate, né riguardano esclusivamente le esigenze dell’azienda.
Esigenze e preferenze personali dei dipendenti, assenze improvvise, picchi inattesi di lavoro: questi imprevisti vanno a sommarsi a tutto il discorso che riguarda i vincoli contrattuali, le specifiche abilitazioni e competenze, i turni di riposo e così via, complessificando ulteriormente l’attività di gestione dei turni.
Non si tratta più allora di realizzare un semplice calendario turni, ma di risolvere e gestire un vero e proprio problema organizzativo: quello di garantire la copertura di un servizio sfruttando le risorse disponibili, tenendo conto di variabili note e ignote, e allo stesso tempo ottimizzando i costi per mantenere alte produttività e competitività aziendale.
Appare chiaro, se si considera quindi la questione dell’organizzazione dei turni più da vicino, sotto la lente di ingrandimento di un esperto che si occupa di turnazione ogni giorno, che si tratta di una attività molto più complessa di quanto sembri.
Ecco allora che emerge la necessità di rivolgersi ad uno strumento professionale di gestione turni.
Ma è davvero necessario investire in un software strutturato e espressamente pensato per la turnazione? Oppure è sufficiente saper utilizzare un foglio Excel o una delle tante soluzioni gratuite disponibili online?
La risposta dipende dalle esigenze dell’azienda.
Come abbiamo intuito finora, una soluzione gratuita può essere sufficiente per una realtà piccola e con una turnazione semplice. Quando invece la pianificazione diventa articolata, il limite non è più rappresentato dalla possibilità di creare un calendario, ma dalla capacità di gestire e ottimizzare tutte le variabili che determinano quel calendario.
Cosa offrono le soluzioni gratuite
Le soluzioni gratuite per la gestione dei turni sono numerose e possono rappresentare un primo passo per le aziende che vogliono abbandonare la gestione completamente manuale e approcciare per la prima volta all’utilizzo di un software.
Cosa offrono i software turni gratuiti?
In genere permettono di creare un calendario condiviso, inserire i turni dei dipendenti, visualizzare gli orari e, in alcuni casi, consentire ai lavoratori di consultare la propria programmazione attraverso un’app o un’interfaccia web.
Il vantaggio principale è evidente: ridurre il lavoro manuale senza sostenere immediatamente un costo per il software.
Per un piccolo esercizio commerciale, un team ristretto o un’organizzazione con orari molto stabili, queste funzionalità possono essere sufficienti. Se il problema è semplicemente rendere il calendario più facilmente consultabile rispetto a un foglio affisso in bacheca, una soluzione gratuita può già rappresentare un miglioramento. Anche un foglio Excel può svolgere una funzione analoga. È possibile predisporre un modello, inserire i dipendenti e le fasce orarie, utilizzare colori e formule per evidenziare alcune situazioni e condividere il documento con i responsabili.
Il punto è che creare un calendario non significa necessariamente pianificare in modo efficiente. Un sistema professionale nasce infatti per affrontare il problema a un livello diverso: non si limita a mostrare quali persone lavorano in un determinato momento, ma può aiutare l’azienda a determinare quali risorse servono, verificare i vincoli e costruire una programmazione coerente con il fabbisogno, diventando uno strumento indispensabile nella pianificazione aziendale e permettendo di risparmiare parecchio.
I limiti dei software free per le aziende
I software gratuiti infatti presentano una serie di limitazioni, che diventano evidenti già dopo le prime settimane di utilizzo, anche per realtà piccole che devono gestire i turni di pochi dipendenti. Inevitabilmente infatti arriva sempre il momento in cui la situazione si complica. Un’assenza improvvisa, una richiesta di malattia, un picco imprevisto che fa aumentare la richiesta di fabbisogno: appena il numero di variabili in gioco sale, anche la pianificazione diventa più complessa e far quadrare tutto magari effettuando modifiche dell’ultimo minuto è un vero grattacapo per chi non ha un supporto tecnologico.
Il primo grande limite dei software free per la turnazione riguarda la gestione delle regole. In un’organizzazione strutturata, non basta sapere che una persona è disponibile il martedì dalle 8 alle 16. Occorre verificare, per esempio, che il turno sia compatibile con quelli precedenti, con i riposi previsti, con il contratto applicato e con eventuali competenze o abilitazioni necessarie.
Il secondo limite riguarda l’ottimizzazione. Un calendario può essere formalmente completo e allo stesso tempo essere inefficiente: alcune persone possono avere un carico eccessivo, altre possono risultare sottoutilizzate, mentre l’azienda potrebbe ricorrere agli straordinari pur avendo risorse disponibili.
C’è poi, come dicevamo, il problema delle modifiche, quasi sempre last minute.
Un’assenza improvvisa, una richiesta di ferie o un cambio turno non riguardano quasi mai una singola cella del calendario. La modifica può avere conseguenze sulle persone che lavorano prima e dopo, sulla copertura di una determinata fascia oraria e, nei contesti più complessi, sull’intera organizzazione.
Con Excel, queste verifiche devono essere effettuate manualmente. Il rischio non è necessariamente che il file “non funzioni”, ma che la persona che lo gestisce diventi il vero sistema di controllo.
Questo rappresenta un problema soprattutto quando la pianificazione è affidata a pochi professionisti che conoscono tutte le regole dell’organizzazione. Se una modifica deve essere fatta rapidamente, il risultato può dipendere dalla loro esperienza e dalla loro disponibilità, e purtroppo non è sempre esente da errori.
Il costo nascosto delle soluzioni gratuite
Il fatto che un software sia gratuito non significa che la sua gestione non abbia un costo.
Il primo costo nascosto è il tempo delle persone: ogni ora impiegata per costruire manualmente i turni, verificare conflitti, correggere errori, rispondere alle richieste dei dipendenti e aggiornare più documenti rappresenta un costo organizzativo, perché toglie tempo ad altre attività che potrebbero portare maggiore profitto all’azienda.
A questo costo si aggiunge poi quello degli errori.
Perché, come dicevamo, quando si affida la gestione dei turni ad una sola persona, o nei casi migliori a un manipolo ristretto di esperti che in azienda si dedicano da sempre a questa attività, il rischio di un errore umano c’è eccome, soprattutto in periodi intensi di grande sovraccarico. Un errore di pianificazione può generare uno straordinario non previsto, una scopertura, una sostituzione urgente o una distribuzione inefficiente delle risorse. In determinati settori può anche compromettere la continuità del servizio.
Infine, c’è un costo che non è immediatamente misurabile, ma che forse incide alla lunga più di tutti gli altri sulla produttività dell’organizzazione: la mancanza di dati per prendere decisioni.
Se il calendario turni è semplicemente un documento operativo, diventa difficile utilizzarlo per rispondere a domande manageriali come:
- Quanto ci costa realmente il personale?
- Dove abbiamo maggiore necessità di risorse?
- Quante ore di straordinario stiamo generando?
- Il personale disponibile è sufficiente rispetto al fabbisogno?
- Cosa succederebbe se aumentassimo la produzione o l’apertura di una sede?
- Possiamo coprire un picco senza ricorrere a nuove assunzioni?
Quando la gestione dei turni raggiunge questo livello di complessità, il problema non è più trovare un calendario gratuito, ma disporre di uno strumento di workforce management adeguato, che supporti la crescita aziendale.
Quando ha senso investire in un software professionale
Non esiste una soglia universale di dipendenti oltre la quale sia obbligatorio adottare un software professionale.
La domanda corretta è piuttosto: quanto è complesso il processo che dobbiamo gestire?
Un’azienda con 20 dipendenti può avere una turnazione molto più complessa di un’organizzazione con 100 persone che lavorano sempre negli stessi orari.
Quando ha senso valutare l’investimento in un software gestione turni?
- La pianificazione richiede molto tempo. Se ogni ciclo di turnazione richiede ore di lavoro manuale e numerose revisioni, automatizzare almeno una parte del processo può liberare risorse per attività a maggiore valore aggiunto.
- Le regole da rispettare sono numerose. Contratti, riposi, disponibilità, competenze, mansioni e vincoli aziendali rendono progressivamente meno efficace una gestione manuale.
- Il fabbisogno cambia nel tempo. Quando il numero di persone necessarie varia in base ai volumi di attività, non basta più coprire le fasce orarie: bisogna confrontare domanda e disponibilità.
- Sono presenti più reparti o sedi. In questi casi una visione centralizzata diventa fondamentale per evitare che la pianificazione proceda per compartimenti stagni.
- Il costo del personale è una variabile strategica. Un sistema strutturato permette di collegare la pianificazione al monitoraggio dei costi e alle performance operative.
- Gli imprevisti sono frequenti. Se assenze, cambi e variazioni operative sono all’ordine del giorno, poter modificare rapidamente la pianificazione senza perdere il controllo dell’intero sistema diventa un vantaggio concreto.
In altre parole, il passaggio a un software professionale ha senso quando il calendario turni smette di essere un semplice strumento di comunicazione e diventa uno strumento di gestione delle risorse.
StaffRoster: funzionalità e pricing
StaffRoster è una piattaforma per la gestione dei turni progettata per adattarsi alle esigenze organizzative di aziende di diverse dimensioni che operano in settori differenti. Il sistema utilizza un motore di schedulazione che può elaborare i calendari tenendo conto di fabbisogni, disponibilità, vincoli contrattuali e altre regole aziendali.
La differenza rispetto a un semplice calendario è soprattutto nella possibilità di centralizzare all’interno della stessa piattaforma diverse attività collegate alla gestione del personale.
Tra le funzionalità disponibili troviamo:
- elaborazione automatica dei turni
- configurazione delle regole contrattuali e aziendali
- gestione di presenze, assenze, ferie e permessi
- gestione di cambi e scambi turno, anche attraverso l’app mobile
- monitoraggio dei costi del personale
- modulo Forecast, per costruire curve di fabbisogno sulla base di dati storici e previsioni
- statistiche e report
- esportazione dei dati verso i principali software paghe
- accesso alle principali funzionalità attraverso app mobile per dipendenti e responsabili
Un altro elemento rilevante è la configurabilità: StaffRoster non propone un modello di turnazione identico per tutte le aziende, ma può essere adattato alle caratteristiche del settore e dell’organizzazione con le sue specifiche esigenze in fatto di turnazione.
Questo è particolarmente importante per aziende che lavorano su più sedi, hanno esigenze operative variabili o devono gestire contemporaneamente differenti tipologie di personale.
Quanto costa StaffRoster?
Il prezzo di un software professionale per la gestione dei turni non può essere valutato soltanto confrontandolo con il costo, apparentemente nullo, di un’app gratuita.
Prima di scegliere è necessario considerare il numero di dipendenti, la complessità della turnazione, le funzionalità necessarie, il livello di configurazione richiesto e il tipo di supporto previsto.
La domanda da porsi, quindi, non è semplicemente “quanto costa il software?”, ma quanto costa oggi alla mia azienda gestire i turni con uno strumento che non è più adeguato alla sua complessità?
StaffRoster propone una demo gratuita per valutare la soluzione in relazione alle specifiche esigenze dell’azienda: richiedila ora e scopri cosa il software può fare per te.