Gestione voli speciali in aeroporto: pianificazione efficace

Come gestire i voli speciali in aeroporto per garantire efficienza senza rallentare le operazioni regolari

La gestione dei voli speciali in aeroporto è un aspetto che ha delle importanti ricadute sull’organizzazione globale dell’handler. 

Cosa si intende per voli speciali?

Delegazioni governative, squadre sportive, voli militari o eventi internazionali: tutte queste circostanze rappresentano un banco di prova delicato per gli handler, perché stravolgono la pianificazione quotidiana richiedendo risorse aggiuntive, competenze particolari e un coordinamento più stretto rispetto alle operazioni standard, spesso da mettere in atto con poco preavviso.

Senza un’adeguata gestione, i voli speciali rischiano di compromettere la regolarità degli altri voli, generando ritardi e falle nella pianificazione, con conseguenze dirette sia sulla reputazione dello scalo che sui costi di gestione.

Voli speciali: perché complicano la gestione dell’aeroporto?

Gli handler si trovano spesso a lavorare con pianificazioni giornaliere serrate, dove ogni risorsa è già destinata a un’attività specifica, che segue un timing preciso. L’arrivo di un volo speciale presenta esigenze diverse che possono alterare la pianificazione ordinaria, per varie ragioni. 

I voli speciali spesso si sovrappongono a quelli già schedulati, con il rischio di generare ritardi che possono compromettere l’intera catena operativa dell’handler. Inoltre, possono richiedere personale aggiuntivo con determinate qualifiche, per la gestione di protocolli straordinari legati a sicurezza e privacy dei viaggiatori presenti a bordo.

Il rischio, se non si organizza bene l’arrivo e la partenza di questi voli, è di andare incontro a costi imprevisti, dagli straordinari alle assunzioni last-minute.

Queste criticità non riguardano solo la gestione interna, ma impattano direttamente sul rapporto con le compagnie aeree. Un handler che non riesce a gestire un volo speciale in modo fluido rischia di perdere credibilità agli occhi delle compagnie e dei passeggeri.

Come pianificare i voli speciali in modo efficace

Diventa quindi di cruciale importanza riuscire ad affrontare questa situazione in modo ottimale. Una valida gestione dei voli speciali passa innanzitutto da una solida pianificazione aeroportuale, che tenga conto sia delle esigenze straordinarie sia della continuità delle attività quotidiane.

Giocare d’anticipo preparandosi a questa evenienza è fondamentale. 

Ecco alcuni consigli per riuscirci:

• Analisi preventiva del fabbisogno: ogni tipologia di volo richiede competenze e risorse specifiche. Creare un modello che identifichi queste esigenze aiuta a capire in anticipo quante persone e quali figure professionali saranno necessarie.
• Simulazioni “what-if”: attraverso scenari ipotetici, è possibile verificare se e come l’introduzione di un volo speciale influenzerà i voli già programmati, simulando diversi livelli di carico e anticipando eventuali problemi.
• Gestione integrata delle risorse: avere una visione globale di tutti i dipendenti e delle loro skill consente di ridistribuire i carichi di lavoro in tempo reale, coprendo le emergenze senza dover sacrificare altri servizi.
• Monitoraggio dei costi: pianificare in anticipo evita straordinari e assunzioni di personale interinale, che aumenta le spese senza garantire continuità.

Best practice per la gestione dei voli speciali

Oltre alla pianificazione tecnica, è importante adottare alcune best practice organizzative che potenziano la capacità dello scalo di accogliere e gestire voli speciali.

Ecco cosa può essere utile:

• Database aggiornato delle competenze: conoscere skill, qualifiche e abilitazioni dei dipendenti permette di reagire con rapidità, posizionando la persona giusta al posto giusto 
• Procedure standard per voli speciali: creare protocolli già pronti riduce i tempi decisionali e semplifica la gestione
• Supervisione centralizzata di più aeroporti: gli handler che gestiscono più scali possono trarre vantaggio dal monitoraggio su un’unica piattaforma che permette di riallocare risorse da un aeroporto all’altro in caso di necessità
• Uso di sistemi di forecasting: simulare diversi scenari permette di anticipare non solo i picchi stagionali ma anche gli imprevisti, in modo da non farsi trovare impreparati
  

I voli speciali, se ben organizzati, sono un’opportunità di dimostrare affidabilità e capacità operativa per gli aeroporti. 

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