La gestione turni in sanità è un compito organizzativo complesso, molto più di quanto possa sembrare ad uno sguardo superficiale.
Non si tratta semplicemente di definire un calendario di lavoro: ospedali, RSA, cliniche e altre strutture sanitarie hanno come esigenza primaria quella di garantire la continuità del servizio 24 ore su 24, tenendo contemporaneamente conto della disponibilità del personale, delle competenze necessarie nei diversi reparti e dei vincoli normativi sull’orario di lavoro.
A questo si aggiunge una variabile che in sanità ha un peso particolarmente rilevante: la qualità dell’assistenza dipende anche dalla capacità della struttura di mettere le persone giuste nel posto giusto e nel momento giusto.
Ecco perché gestire la turnazione degli infermieri manualmente può trasformarsi in un’attività estremamente onerosa per coordinatori e responsabili, soggetta ad un elevato rischio di errori, rischio che aumenta in maniera direttamente proporzionale rispetto al numero di operatori presenti, alle diverse tipologie di reparto, ognuno con le sue esigenze specifiche, e al numero di assenze o variazioni impreviste che devono essere gestite quotidianamente.
In questo scenario, un sistema di gestione turni non serve soltanto a digitalizzare il calendario, ma diventa uno strumento indispensabile per tenere insieme diverse esigenze: calcolo del fabbisogno, individuazione delle corrette competenze, di disponibilità e vincoli contrattuali, ottimizzazione dei costi e assistenza di qualità elevata.
Il contesto della pianificazione in sanità
In una struttura sanitaria il problema non è semplicemente stabilire quanti operatori devono lavorare in una determinata giornata.
Il fabbisogno può cambiare in funzione del reparto, della fascia oraria, del tipo di servizio e delle competenze richieste. Un reparto può avere bisogno di un determinato numero di infermieri durante il giorno e di una composizione diversa dell’équipe medica e paramedica durante la notte. Allo stesso tempo, alcune attività possono richiedere personale con specifiche abilitazioni o competenze.
La gestione turni sanità deve quindi partire dal fabbisogno effettivo della struttura e non soltanto dalla disponibilità delle persone.
È una differenza importante, perché un calendario turni può risultare formalmente completo, con tutti i turni coperti, ma essere comunque inefficiente se assegna troppe risorse in una fascia oraria e troppo poche in un’altra, oppure se colloca personale privo delle competenze necessarie in un determinato servizio.
Una pianificazione ideale dei turni in ambito sanitario deve riuscire ad incastrare correttamente almeno quattro dimensioni:
- fabbisogno reale della struttura, cioè quante persone sono necessarie nelle diverse fasce orarie
- competenze, ruoli e abilitazioni del personale
- preferenze individuali riguardanti reperibilità, ferie, assenze programmate
- aspetti organizzativi, come eventuali normative sull’orario di lavoro e sui turni di riposo definiti per legge
Un ulteriore elemento è rappresentato dalle modifiche che si verificano dopo la pubblicazione del calendario. Un’assenza improvvisa, una richiesta di cambio turno, un’emergenza e in generale una qualunque esigenza straordinaria, possono richiedere la modifica di una parte della turnazione, e questo non dovrebbe in alcun modo compromettere i flussi di lavoro e la qualità del servizio.
Vincoli normativi: riposi, turni notturni, H24
Approfondiamo innanzitutto l’aspetto riguardante i vincoli normativi riguardanti l’orario di lavoro e le disposizioni previste dai contratti collettivi, che in ambito sanitario sono particolarmente stringenti, data la caratteristica ad alto rischio delle professioni sanitarie.
Il riferimento generale è, anche in questo settore, il D.Lgs. 66/2003, che disciplina diversi aspetti dell’organizzazione dell’orario di lavoro, tra cui durata dell’orario, riposi, lavoro notturno e lavoro a turni, identificata come una modalità organizzativa nella quale lavoratori diversi si alternano sullo stesso posto di lavoro secondo un determinato ritmo, anche rotativo.
Per la sanità, tuttavia, fermarsi alla normativa generale non è sufficiente: le modalità concrete di organizzazione dell’orario, le indennità, la reperibilità e altri aspetti vengono spesso disciplinati anche dal CCNL applicato dalla struttura e dalla relativa contrattualizzazione dei dipendenti.
In ambito sanitario, come dicevamo, i CCNL sono particolarmente dettagliati, stabilendo limiti precisi sui carichi di lavoro, tutele per il recupero psicofisico e compensi economici specifici per eventuali straordinari, turni notturni o reperibilità, tutto questo per prevenire il burnout tipico dei lavoratori in ambito sanitario e garantire quindi la sicurezza dei pazienti.
Qualche esempio: gli operatori sanitari hanno generalmente diritto a 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore, ad un riposo settimanale di 24 ore consecutive. La reperibilità viene accompagnata da una indennità economica, e se interrompe il periodo di riposo questo deve essere successivamente recuperato.
Per chi pianifica i turni, questo significa che il calendario deve essere costruito considerando contemporaneamente:
- tempi di lavoro e riposo
- ferie e assenze già programmate
- eventuali esigenze specifiche della struttura
In un contesto H24, verificare manualmente tutte queste condizioni può diventare davvero difficile, aumentando esponenzialmente il rischio di commettere errori, con ripercussioni dirette non solo sulla sostenibilità dei turni di lavoro per le singole risorse, ma anche sulla continuità e sulla qualità del servizio offerto dall’intera struttura sanitaria.
Rischi di una pianificazione errata
Ecco perché una pianificazione errata comporta, in questo settore, rischi maggiori rispetto ad altre realtà aziendali e/o organizzative.
Gli errori nella turnazione tuttavia non necessariamente provocano dei problemi evidenti nell’immediato: più spesso, le criticità emergono progressivamente, e si manifestano nell’aumento del numero di straordinari effettuati da ciascun membro del personale, e di conseguenza nell’aumento dei costi nel medio periodo.
Anche la gestione delle assenze può diventare critica.
Se un infermiere comunica un’assenza, il coordinatore non deve semplicemente trovare qualcuno disponibile. Deve verificare che la persona individuata abbia le competenze necessarie, che non abbia già raggiunto determinati limiti di lavoro, che il cambio non comprometta altri turni e che la modifica mantenga un’organizzazione sostenibile. Lo stesso vale per le richieste di cambio turno.
Nel lungo periodo, se la pianificazione presenta delle falle, si moltiplicano le modifiche al calendario turni, gli operatori percepiscono una distribuzione poco equilibrata dei carichi e si manifesta una diffusa insoddisfazione del personale che è spesso causa di un elevato turnover.
I principali segnali di una gestione da ripensare possono quindi essere:
- elevato ricorso a straordinari per compensare una pianificazione inefficiente
- frequenti modifiche al calendario
- difficoltà nel coprire assenze improvvise
- scarsa visibilità sul fabbisogno dei diversi reparti
- eccessivo tempo dedicato dai coordinatori alla calendarizzazione dei turni
In presenza di questi segnali, il problema potrebbe non essere la mancanza di personale, ma la difficoltà nell’impiegare in modo efficiente le risorse disponibili.
Software dedicati: cosa cercare
Non tutti i software per la gestione dei turni rispondono alle stesse esigenze: una soluzione digitale progettata per generare semplicemente un calendario non è necessariamente sufficiente per una struttura sanitaria complessa.
Prima di scegliere un software gestione turni medici o un sistema per la pianificazione dei turni infermieristici, è quindi importante valutare quali variabili il sistema sia effettivamente in grado di gestire.
Il primo elemento da considerare è la possibilità di definire il fabbisogno in funzione di ruoli, reparti e competenze: un sistema evoluto dovrebbe consentire di partire dall’esigenza operativa e verificare se le risorse disponibili sono sufficienti a soddisfarla.
Un secondo aspetto riguarda la capacità di configurare regole e vincoli: una piattaforma adeguata alla turnazione in ambito sanitario dovrebbe permettere di costruire la pianificazione considerando le disposizioni normative, contrattuali e organizzative definite dai CCNL e dalla struttura.
È poi importante valutare la gestione delle eccezioni: un buon sistema gestione turni semplifica la gestione di ferie, permessi, assenze e richieste di cambio mantenendo efficiente l’intero calendario.
Infine, in una struttura articolata, diventano importanti la centralizzazione delle informazioni e la possibilità di monitorare l’organizzazione nel suo complesso: l’obiettivo non è semplicemente avere un calendario digitale, ma disporre di uno strumento che permetta ai responsabili di comprendere come le persone vengono impiegate e dove esistono margini di miglioramento, di valutare le performance della struttura, la qualità del servizio offerto, di effettuare un monitoraggio costante dei costi e ottimizzare laddove possibile le risorse a disposizione.
StaffRoster per ospedali, RSA e cliniche
StaffRoster è progettato per supportare la gestione del personale anche nei contesti sanitari caratterizzati da elevata complessità organizzativa.
- Fabbisogno del personale: la piattaforma consente di impostare il fabbisogno del personale in funzione di ruoli, reparti e abilitazioni, così da costruire la pianificazione a partire dalle effettive esigenze operative della struttura.
- Regole configurate: il motore di schedulazione elabora i turni considerando le regole configurate, le disponibilità delle risorse e i fabbisogni aziendali, superando una delle principali limitazioni della gestione manuale, ovvero dover verificare manualmente e singolarmente ogni combinazione possibile tra persone, turni e attività, per individuare la migliore.
- Gestione ferie centralizzata tramite app: StaffRoster centralizza la gestione di ferie, permessi e assenze e consente agli operatori di proporre cambi turno da sottoporre all’approvazione dei responsabili di reparto. Grazie all’app mobile MyStaffRoster i dipendenti possono consultare il proprio calendario turni e inviare richieste di ferie e permessi. Questo permette di gestire le modifiche mantenendo una visione complessiva della turnazione, invece di affidarsi a comunicazioni frammentate tra coordinatori e personale.
- Previsioni basate su dati con il modulo Forecast: un altro elemento rilevante è la possibilità di utilizzare dati storici e previsioni per costruire curve di fabbisogno attraverso il modulo Forecast. Questo consente di passare da una pianificazione puramente reattiva a una gestione più predittiva delle risorse. Per una struttura sanitaria significa poter ragionare non soltanto sulla copertura del turno di oggi, ma anche sulla disponibilità di personale necessaria in funzione dei periodi e dei carichi di lavoro previsti.
L’utilità di un software come StaffRoster emerge in maniera ancora più evidente all’aumentare della dimensione della struttura. È il caso di una grande azienda ospedaliera con 2.400 dipendenti e 150 strutture, che aveva la necessità di rendere più efficiente la pianificazione dei turni, riducendo il carico di lavoro degli HR, dove l’introduzione di StaffRoster ha permesso di digitalizzare e strutturare il processo di pianificazione in modo efficiente.
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